把控企业印章风险，你不得不知的4个问题！

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2022-12-06 15:04:18

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对印章的管理，安全是首要任务！ 不同的公司，对印​‌‌章管理方法各不相同。比如，有的公司实行双人轮岗制，有的公司采取专人专章管理的方式。 无论如何，企业印章的管理都应该以安全、便捷、易操作为出发点。 由于印章涉及人员范围广、使用环境各不相同等因素，因此，许多企业在印章管理上存在一定难度。 下面，针对4个常见的印章管理方面的问题，为大家答疑解惑，并提出解决方案。 1. 印章被盗、抢或丢失了怎么办? 如果确实属于印章被盗、被抢，则因该印章的使用而发生的纠纷，企业不承担责任。 首先，因为公章在公安机关有备案，所以丢失后第一步应该由法人代表带身份证原件及复印件、工商营业执照副本原件及复印件到丢失地点所辖的派出所报案，领取报案证明。 其次，要让公众知晓你丢失的公章已经作废，要持报案证明原件及复印件、工商营业执照副本原件及复印件在市级以上每日公开发行的报纸上做登报声明，声明公章作废。这样一来，报纸会在第二天刊登。 至于在哪个报纸登报声明可询问当地工商局，每个地方规定不同。 另外，大部分报社会要求公司全体股东到场签署同意登报声明才许可予以登报，这也为许多公司的公章遗失补办设置了一定障碍。 第三，持《营业执照》副本复印件、法定代表人身份证复印件2份、企业出具的刻章证明、法人委托授权书、所有股东身份证复印件各一份、股东证或者工商局打印的股东名册、派出所报案回执及登报声明的复印件等以上文件到公安局治安科办理新刻印章备案。 第四，办理好新刻印章登记后就可以在公安局治安科的指导下新刻印章了，新刻的印章需要与之前丢失的印章有些许不同。 第五，持以上办理的材料到印章店刻一个新的印章即可。 2. 合同上加盖分公司的印章是否有效? 分公司虽然没有独立法人地位，但分公司也领取营业执照，能够成为民事诉讼的被告。 因此在合同上加盖分公司的印章，一般也认定合同有效，相关的民事责任由总公司承担。 3. 企业在印章管理方面主要存在的问题有哪些? (1) 印章刻制的业务流程不清晰，没有审批程序，只要业务需要，领导或部门就可随便刻制印章，刻制后没有下发正式启用文件，没有明确印章使用范围和使用时间。 (2)印章刻制不在公安部门指定的单位进行，不在公安机关备案，随便找一家单位刻制公章，刻完就用，为以后发生印章使用风险埋下了隐患。 (3)个别企业没有印章管理方面的规章制度，使用印章未经过严格审批。印章管理人员对使用印章材料不严格审查，更有甚者在空白介绍信或空白纸张上用印。 印章保管者让印章离开自已的视线或因自己没时间让他人代为盖章，在没有监管人的情况下允许他人携带印章外出。 (4)个别企业没有统一的印章使用台账，采用一页纸请示的方式，请示完成后，领导审批用印的签批单由经理办公室保存，时间长了很容易丢失，无法追溯。 个别单位虽有统一的用印台账，但对领导在材料上签字直接上报的文件则没有登记用印事项和用印人，以后涉及此类文件的问题同样无法追溯，形成法律风险。 (5)个别企业印章保管制度不健全，未设专人保管，印章丢失或被盗后不及时报告，不及时报案，也不主动在报纸上发布公告声明作废，从而留下了潜在的用印风险。 (6)个别企业为追求收益，允许不具备资质的企业挂靠施工，个别情况下甚至允许挂靠单位使用公司印章，一旦挂靠单位出现问题，企业就要承担相应责任。 (7)个别企业不重视管理项目部印章，意识不到项目部印章对企业的重要性，项目部印章管理不规范，没有限定项目部印章的使用范围和使用审批程序，没有设立项目部印章使用台账，形成了项目部印章管理的空白，给企业带来较大的法律风险。 (8)个别企业印章被仿冒后，未采取正确的应对措施，放任风险发生，给企业带来了不可挽回的损失。 (9)个别企业在下属单位、部门、项目部被撤销和关闭后，没有及时收回和销毁这些单位的印章，造成印章的流失，形成了潜在的法律风险。 4. 如何安全且便捷的管理企业印章？ （1）设置印章管理职能人员； （2）设立印章管理手续流程； （3）确立印章管理使用人员。

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